Höchstes Arbeitsgericht Deutschlands erkennt die Möglichkeit der Kostenerstattung interner Ermittlungen an | Allen & Overy LLP

Die Kanzlei beauftragt eine Anwaltskanzlei mit der Durchführung einer internen Untersuchung

In diesem Fall geht es um den ehemaligen Leiter des Zentraleinkaufs eines Unternehmens. Nachdem das Unternehmen Whistleblowing-Meldungen über mutmaßliche Compliance-Verstöße dieses Mitarbeiters erhalten hatte, beauftragte das Unternehmen eine Anwaltskanzlei mit einer internen Untersuchung. Die Untersuchung betraf diesen Mitarbeiter und viele andere und umfasste ungefähre Kosten. 210.000 €, basierend auf einem gesetzlichen Stundenhonorar von 350 €. Die Ermittlungen konnten den anfänglichen Verdacht auf Spesen- und Buchführungsbetrug der Angeklagten bestätigen. Das Unternehmen kündigte das Arbeitsverhältnis der Beklagten und verlangte Ersatz der Ermittlungskosten.

Beurteilung der Möglichkeit, die Kosten der internen Untersuchung vom Arbeitnehmer zu erstatten

Bundesarbeitsgericht (Bundesarbeitsgericht), das höchste deutsche Gericht für Arbeitsrechtsfragen, hat die Position des Oberlandesgerichts bestätigt, wonach ein Arbeitgeber grundsätzlich die Kosten einer internen Untersuchung von einem wegen schweren Fehlverhaltens verurteilten Arbeitnehmers erstatten kann. Allerdings hat das Gericht einen solchen Anspruch an verschiedene Voraussetzungen geknüpft:

• Konkreter Verdacht auf grobes Fehlverhalten des betreffenden Mitarbeiters als Grund für die interne Untersuchung. Dagegen rechtfertigen Verdächtigungen gegen den Arbeitnehmer, die erst im Rahmen einer internen Untersuchung entstehen, keinen Rückgriff auf tatsächlich vor diesem Zeitpunkt entstandene Untersuchungskosten;
• Nachweis einer vorsätzlichen und schwerwiegenden Verletzung einer wesentlichen arbeitsvertraglichen Pflicht oder gar eines kriminellen Verhaltens des betroffenen Arbeitnehmers;
• die allgemeine Erforderlichkeit und Zumutbarkeit der Untersuchung, insbesondere hinsichtlich Umfang und Kosten sowie die Notwendigkeit der Einschaltung einer externen Anwaltskanzlei (z. B. Mangel an angemessenen internen Ressourcen);
• Die Untersuchung sollte darauf abzielen, Compliance-Verstöße zu beheben oder weiteren Schaden zu verhindern;
• Der Erstattungsanspruch ist auf die vor der Entlassung des Arbeitnehmers entstandenen Kosten beschränkt; Und
• Die Fähigkeit, die Gründe für die Einleitung der Untersuchung zu erläutern und einige Untersuchungshandlungen bestimmten verdächtigen Tatsachen zuzuordnen.

Im vorliegenden Fall stellte das Gericht fest, dass das Unternehmen die Notwendigkeit von Ermittlungskosten nicht hinreichend nachgewiesen habe. Das Gericht stellte fest, dass das Unternehmen nicht festgestellt habe, wann und auf welcher Grundlage die Ermittlungsverfahren durchgeführt wurden. Das Gericht stellte insbesondere fest, dass das Unternehmen bestimmte Ermittlungshandlungen nicht auf konkrete Verdachtsmomente zurückführen konnte. Der Gerichtshof stellte außerdem fest, dass eine genaue Unterscheidung zwischen den Kosten für Ermittlungsmaßnahmen und Rechtsberatung fehlte.

Entscheidungseffekt

• Diese Entscheidung wird voraussichtlich zunächst und bei internen Ermittlungen in Deutschland zu zusätzlichen Unterlagen führen. Das Unternehmen kann nicht erwarten, dass die Kosten der Untersuchung erstattet werden, wenn nicht alle oben genannten Punkte ordnungsgemäß dokumentiert sind. Die Entscheidung legt jedoch nicht genau fest, was dokumentiert werden soll und wie detailliert diese Dokumente sein sollen; Die Richtlinien des Gerichts sind ziemlich weit gefasst.
• Während in einem Gerichtsverfahren eine deutliche Skepsis gegenüber einem bestimmten Mitarbeiter bestand, sehen wir häufig Fälle, in denen das anfängliche Misstrauen nicht unbedingt auf eine bestimmte Person gerichtet ist. Die Entscheidung weist darauf hin, dass Regress nur in Bezug auf entstandene Kosten möglich ist, nachdem sich der Verdacht auf eine bestimmte Person konzentriert hat. Daher ist das Unternehmen gut beraten, zu dokumentieren, welche Maßnahmen nach dem Anfangsverdacht ergriffen wurden und was dann zur Fokussierung auf einen bestimmten Mitarbeiter führte.
• Außerdem ist es in der Praxis oft schwierig, schlüssige Beweise für ein Fehlverhalten einer bestimmten Person zu erbringen, die den Beweiserfordernissen eines Gerichtsverfahrens genügen. Gleichzeitig hat das Unternehmen möglicherweise kein Interesse daran, die Untersuchung fortzusetzen, sobald das Unternehmen die relevanten Tatsachen festgestellt hat, um die erforderlichen Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um ein erneutes Auftreten des entsprechenden Fehlverhaltens zu verhindern.
• Darüber hinaus schien das Gericht die erstattungsfähigen Aufwendungen auf diejenigen bis zu dem Zeitpunkt zu beschränken, zu dem das Unternehmen die Geschäftsbeziehung beendete. Die Entscheidung kann daher so ausgelegt werden, dass sich der Arbeitnehmer der Regressklage durch Rücktritt entziehen kann, bevor die Ermittlungen die erforderlichen Beweise erbracht haben. Dies erscheint aus unserer Sicht nicht überzeugend. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses berührt nicht unbedingt die Notwendigkeit des Unternehmens, die zur Stärkung des Compliance-Rahmens erforderlichen Tatsachen zu ermitteln.

Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, sollten bei der Planung und Durchführung interner Untersuchungen mögliche Kostendeckungsanforderungen ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Eine genaue Dokumentation verdächtiger Tatsachen, Zweck der Ermittlungen und Gründe für die Beauftragung einer externen Anwaltskanzlei sowie der Zeitpunkt und die Art der einzelnen Ermittlungsmaßnahmen erhöhen einen möglichen Erstattungsanspruch. Diese Dokumente müssen für die Verwendung in Gerichtsverfahren im Zusammenhang mit einem Kündigungsanspruch eines Arbeitnehmers geeignet sein.

Unternehmen müssen auch den Zeitpunkt der Entlassung berücksichtigen. Zwischen der gesetzlichen Frist von zwei Wochen zur Kündigung aus wichtigem Grund und der Auffassung des Bundesarbeitsgerichts, dass die Erstattungsansprüche auf die vor der Entlassung des Arbeitnehmers entstandenen Kosten beschränkt sind, wird ein gewisses Spannungsverhältnis bestehen. Daher ist es unerlässlich, interne Ermittlungen mit spezialisierten Rechtsteams zu planen und durchzuführen, die Ermittlungswissen mit arbeitsrechtlicher und zivilrechtlicher Expertise kombinieren.

¹ 29.04.2021 (Fall Nr. 8 AZR 276/20)